5 Tindakan Bisnis saat menggunakan Paperless

5 Tindakan Bisnis saat menggunakan Paperless

5 Tindakan Bisnis saat menggunakan Paperless – Orang-orang perlahan mulai menyadari nilai jangka panjang yang terletak pada kebiasaan ramah lingkungan. Lingkungan sangat dipengaruhi oleh jumlah limbah yang dihasilkan, dan juga dipengaruhi oleh jumlah deforestasi yang terjadi. Faktor lain seperti erosi tanah, badai besar, polusi udara melalui pelepasan asap beracun, tumpahan minyak di lautan, dan banyak lainnya juga berkontribusi terhadap lingkungan yang semakin menipis.

Secara khusus, produksi kertas adalah proses yang melibatkan deforestasi. Menjadi tanpa kertas di ruang yang Anda tempati dapat membuat perbedaan besar bagi dunia, terutama di kantor tempat kertas digunakan setiap hari. Penggunaan kertas dalam jumlah besar menghasilkan banyak sampah yang mengarah ke volume yang lebih tinggi dari mereka dibawa ke TPA.

Berikut 5 Tindakan Bisnis saat menggunakan Paperless

  1. Pastikan Privasi Dan Keamanan

Ketika sebuah perusahaan menggunakan kertas, mereka cenderung menyimpan semua dokumen penting mereka di brankas tersembunyi di balik pintu yang terkunci, dilindungi oleh alarm keamanan. Jika mereka memiliki unit penyimpanan, mereka mungkin telah memasang kunci dan gembok. Sebuah bisnis bahkan dapat memiliki penjaga keamanan di sekitar gedung mereka untuk memastikan informasi rahasia di atas kertas tidak dapat diambil dengan mudah.

Ada banyak tindakan pencegahan keamanan yang dapat dipercaya dan praktis yang dapat Anda lakukan di kantor tanpa kertas. Namun, ketika berbicara tentang ruang kantor tanpa kertas, memastikan privasi dan keamanan perlu lebih menyeluruh. Manfaat tanpa kertas termasuk memiliki lingkungan penyimpanan yang lebih digital yang mudah diatur dan ditangani. Namun, jika Anda memiliki keamanan siber dan perlindungan data yang lemah, dokumen Anda bisa jadi hanya berjarak satu komputer dari peretasan.

Baik Anda menggunakan pemindai dokumen berkecepatan tinggi atau laptop di Wi-Fi tercepat, penting bagi Anda untuk mempertahankan praktik keamanan informasi, dan menyiapkan Software keamanan siber yang kuat di semua perangkat saat Anda tidak menggunakan kertas. Kantor adalah ruang dengan banyak informasi yang rapuh, oleh karena itu, pastikan semua dokumen dan file disimpan dengan aman, aman, dan teratur.

  1. Promosikan Aksesibilitas

Aksesibilitas dan kenyamanan membuat bekerja di kantor tampak mulus, dan memungkinkan alur kerja yang lebih baik. Jika sistem Anda lebih mudah diakses dan dinavigasi, Anda dapat melakukan lebih banyak hal. Di kantor yang menggunakan banyak kertas, Anda mungkin memiliki tumpukan dokumen yang harus dilalui saat mencari folder klien atau brief lama.

Dengan demikian, ketika menjadi tanpa kertas, karyawan harus memastikan bahwa mereka memiliki akses resmi ke sumber daya tertentu untuk melakukan pekerjaan mereka. Saluran komunikasi umum, ruang bersama tempat informasi disimpan secara digital, jaringan keamanan siber umum, dan Software atau aplikasi cadangan umum. Memiliki Software dan sistem yang sama di seluruh kantor memudahkan pertukaran informasi dan berbagi file.

Hal ini memungkinkan atasan untuk mengetahui kemajuan berbagai karyawan kantor. Ketika Anda memastikan aksesibilitas, karyawan lebih percaya diri dalam menangani perpindahan ke lingkungan kantor yang lebih digital.

  1. Nyatakan Manfaatnya

Beberapa orang mungkin senang karena tidak harus menulis detail setiap klien dengan tangan, dan tidak harus mencetak setiap catatan. Namun, ada juga beberapa orang yang tidak menyadari manfaat dari penggunaan tanpa kertas, dan tidak terlalu menyukai perubahan tersebut. Dalam hal ini, penting bagi Anda untuk mengungkapkan dengan jelas manfaat dari go green. Uraikan semua detail seputar alasan mengambil keputusan seperti itu, dan jelaskan dengan hati-hati bagaimana kantor akan menjadi lebih baik secara lingkungan, sosial, dan finansial.

Ketika orang mengetahui alasannya, terutama pada topik yang belum pernah mereka bahas sebelumnya, mereka cenderung akan menindaklanjuti ide tersebut dengan cara yang positif. Semakin banyak karyawan yang positif tentang tidak menggunakan kertas, semakin sukses perubahannya. Pastikan untuk menguraikan proses tahap demi tahap tentang bagaimana Anda akan melakukannya, dan bagaimana kantor perlahan-lahan akan bergerak menuju lingkungan tanpa kertas.

5 Tindakan Bisnis saat menggunakan Paperless

  1. Terus Belajar

Beberapa orang berpikir bahwa jika Anda membaca satu artikel tentang manfaat tanpa kertas dan satu kolom saran tentang cara melakukannya, mereka dilengkapi dengan semua yang mereka butuhkan untuk melakukan perubahan. Namun, sebagian besar, ini tidak benar. Perjalanan menuju paperless paling baik dilakukan ketika dilakukan dengan kesabaran. Tidak ada penghargaan yang diberikan kepada orang yang tercepat tanpa kertas.

Lebih bermanfaat untuk mengetahui bahwa Anda telah meninjau faktor secara menyeluruh dari waktu ke waktu, dan lebih banyak pintu terbuka seputar gagasan digitalisasi. Hal ini menjadi norma yang diterima.

Anda terus belajar tentang seperti apa ruang kantor tanpa kertas. Anda mungkin tidak memiliki Software penyimpanan dan manajemen terbaik, tetapi Anda dapat terus meneliti atau bertanya kepada teman Software mana bekerja paling baik untuk kantor mereka. Anda dapat menghadiri seminar saran, atau membaca lebih banyak artikel tentang informasi dan metode seputar rute tanpa kertas. Ada aplikasi dan penemuan baru setiap hari. Anda akan menuai keuntungan dengan terus memeriksa tren dan metodologi bisnis dan lingkungan.

  1. Terus Terapkan Kebijakan Tanpa Kertas

Setelah Anda membuat keputusan untuk tidak menggunakan kertas, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda telah melakukan segala upaya untuk membuat semua orang menyadari perubahan tersebut. Ini bermanfaat untuk memulai secara perlahan. Misalnya, membeli kertas dalam jumlah yang lebih sedikit dan lebih sedikit untuk bulan berikutnya atau untuk tiga bulan berikutnya sekaligus. Cobalah untuk terus menerapkan transaksi tanpa kertas di kantor sehingga orang secara bertahap mudah beradaptasi dengan norma baru, dan secara aktif mempraktikkan digitalisasi.

Mungkin sulit bagi sebagian orang untuk beralih ke lingkungan tanpa kertas, terutama orang-orang yang menentang penggunaan teknologi atau digitalisasi ruang kantor. Memastikan Anda memiliki lebih sedikit kertas di kantor, apakah itu di printer, di ruang penyimpanan, atau di mana pun, dapat berkontribusi besar pada kelancaran melalui perubahan semacam itu. Orang-orang lebih cenderung perlahan mulai melihat kebahagiaan yang terkait dengan menjadi tanpa kertas ketika mereka sepenuhnya terpapar pada lingkungan tanpa kertas.

Akhir Kata

Setelah kantor Anda memutuskan untuk tidak menggunakan kertas, Anda sekarang dapat mengevaluasi dampak kampanye Anda, dan memulai sedikit penyesuaian dan menetapkan tindakan pencegahan dalam alur kerja Anda, jika diperlukan. Tindakan pencegahan tersebut dirancang untuk membantu Anda menavigasi dengan nyaman melalui ruang digital dan membuat proses standar Anda mulus. Lingkungan akan berterima kasih atas perubahan ini. Namun idealnya, kenyamanan kolektif dan produktivitas seluruh tim Anda akan mendorong organisasi Anda untuk membuat perubahan ini berkelanjutan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.