對(duì)于檔案管理的職員來(lái)說(shuō)，最可怕的就是找文檔了吧，如果碰到“把10年前的xx文檔找出來(lái)”，這仿佛就是大海撈針，很多職員都會(huì)為此犯難，好的情況，找出來(lái)了，萬(wàn)事大吉。而第二種情況就是：費(fèi)盡心力找出來(lái)了，卻字跡模糊不清了。更差的情況就是根本沒(méi)找著。對(duì)于一些公司的檔案分類較細(xì)致的情況，最大的擔(dān)憂就是字跡不清晰吧，這就恰恰說(shuō)明了紙質(zhì)檔案管理的缺陷。

對(duì)著“難找”、“字跡不清晰”的擔(dān)憂，政務(wù)OA給出了一個(gè)簡(jiǎn)單的解決辦法，“政務(wù)OA系統(tǒng)可以承擔(dān)起檔案管理的重任！”

在政務(wù)OA系統(tǒng)里，有個(gè)檔案管理模塊，包含：新建檔案、檔案管理、檔案借閱、借閱審批、檔案類別幾項(xiàng)。

新建檔案時(shí)可以根據(jù)檔案屬性細(xì)致分類，并自動(dòng)生成檔案編號(hào)，填寫檔案名稱以及存放位置，選擇保存期限，掃描上傳檔案的內(nèi)容，避免了以后字跡不清晰的情況發(fā)生。

檔案管理分為檔案管理、檔案借閱與借閱審批，在這里，我們可以全方面地查看檔案的在庫(kù)情況，做個(gè)宏觀的知悉管理。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或員工要翻閱以前檔案時(shí)，我們?cè)谶@里可以按名稱、編號(hào)、所屬類目、保存期限、發(fā)布日期多方面的查找調(diào)出，省去了在檔案室里翻來(lái)找去的情況發(fā)生。

檔案借閱最應(yīng)該被重視，檔案是公司寶貴的財(cái)產(chǎn)，也是重要的機(jī)密文件，那么借閱的錄入就需要謹(jǐn)慎小心，不容許出半點(diǎn)差錯(cuò)，借閱情況、審批情況、歸還情況都要做到心中有數(shù)。

借閱審批，在這里，我們可以處理等待審批的文件，查看已審批、已借出的情況。

檔案類別可以根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行類別設(shè)置，做到細(xì)致劃分，查找容易的作用。

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